Come utilizzare Microsoft Planner per migliorare il flusso di lavoro
Se il tuo posto di lavoro o la tua azienda si abbona a Microsoft Office 365, ci sono molti ottimi strumenti che puoi utilizzare per migliorare la tua efficienza. Abbiamo già toccato alcuni di questi, inclusi Teams, Outlook, OneDrive e OneNote. Ora, però, è il momento di rivolgere la nostra attenzione a Microsoft Planner.
Uno strumento di gestione del progetto, Planner è simile ai servizi gratuiti oa pagamento Trello o Asana. Non ha costi aggiuntivi ed è integrato direttamente in Office 365 e può aiutare la tua organizzazione a tenere traccia delle attività importanti e migliorare i flussi di lavoro. Ecco di più su come lo usiamo in OnMSFT e una guida su come puoi usarlo anche sul posto di lavoro.
Crea categorie per diverse attività con “secchi”
Al centro dell’esperienza Planner ci sono alcune cose note come “piani”, “secchi” e “schede”. Innanzitutto, una bacheca è dove risiede il tuo piano o l’elenco delle attività. Dopo aver creato un piano in Planner con il pulsante (+) nella barra laterale, avrai un nuovo pannello. È quindi possibile creare diversi “secchi” all’interno della scheda per organizzare diversi tipi di attività.
Puoi farlo facendo clic sul link “Aggiungi un nuovo bucket” nella parte superiore del pannello. Qui a OnMSFT, utilizziamo Planner per tenere traccia della nostra copertura delle notizie. Abbiamo anche diversi riquadri per gli altri tipi di copertura, tra cui Office 365 e How-Tos. In genere abbiamo anche bucket per Idee per storie, Storie di notizie, DIBS, nonché un bucket speciale per gli editor per contrassegnare le storie completate.
Dopo aver aggiunto un bucket, è presente un pulsante (+) separato sotto il nome del bucket. Ciò ti consentirà di creare una nuova scheda attività e impostare una data di scadenza o assegnarla a un membro del team. Ne abbiamo di più di seguito.
Tieni traccia delle attività impostando progressi, date, aggiungendo dettagli alle schede e altro ancora
Esistono molti modi in cui puoi usare le schede attività in Planner per aumentare la tua produttività. Puoi utilizzare il menu a discesa per spostarlo in compartimenti diversi, modificarne l’avanzamento e impostare la data di inizio e la data di scadenza. Puoi anche inserire una descrizione per far sapere ai tuoi colleghi a cosa stai lavorando. Su. Per semplicità, c’è anche una lista di controllo, che può aiutare a tenere traccia dello stato di avanzamento di ciò che è stato assegnato.
Ancora meglio, c’è anche un pulsante “Aggiungi allegato” che puoi utilizzare per inserire file o collegamenti che saranno visibili sulla scheda stessa. Usiamo spesso questa funzione qui su OnMSFT per condividere collegamenti a fonti per qualsiasi articolo di cui scriviamo.
Inoltre, ci sono “etichette” di colore diverso che si trovano sul lato di ogni scheda attività. Sono disponibili un totale di sei ed è possibile personalizzare il nome per ciascuno. Questo ti farà attaccare un’etichetta colorata sul lato della carta e ti aiuterà a dare un indizio visivo sul significato della carta. Per noi di OnMSFT, utilizziamo etichette di “priorità alta” e “priorità bassa”.
Utilizza i filtri o raggruppa per funzione per aiutarti a scegliere ciò che conta
Man mano che aggiungi sempre più attività ed elenchi di attività al tuo pianificatore, può diventare difficile tenere traccia di ciò che sta accadendo. Fortunatamente, c’è una funzione di filtro che può aiutare. Disponibile in alto a destra nella finestra, questo ti permetterà di filtrare le attività solo in base al tuo nome — o al nome del tuo collega.
In alternativa, puoi anche utilizzare la funzione “Raggruppa per” per modificare l’aspetto degli elenchi di gruppi. Ciò ti consentirà di raggruppare in base a chi è assegnato l’attività, per avanzamento o per date di scadenza e tag.
Prova i grafici per avere uno sguardo analitico sui tuoi progressi
Lo scheduler a volte può diventare disordinato e (come capo o manager) potresti non vedere sempre su cosa si sta lavorando e chi è su quale attività specifica. Fortunatamente, Microsoft ha una piccola funzionalità in Planner che può essere d’aiuto.
Dalla barra dei menu in alto, accanto al nome del piano, vedrai un’icona che assomiglia a un grafico. Facendo clic su questo si accederà a una modalità grafica. Puoi vedere lo stato generale dei piani e maggiori dettagli sulle attività che sono state avviate, in corso, scadute o completate. Puoi anche vedere il numero di attività per gruppo e il numero di attività per membro. A lato è visibile anche un elenco con tutti gli articoli disponibili.
Una funzione simile è disponibile anche per tutti i membri del team per vedere visivamente le proprie attività in tutti i piani e compartimenti. Basta fare clic sull’icona del cerchio nella barra laterale sinistra per attivare una pagina panoramica. Avrai una visione visiva di quante attività ti sono rimaste e altro ancora.
Come utilizzerai Planner?
Come puoi vedere, Planner è uno strumento molto potente. Ci sono diversi modi in cui puoi usarlo per disordinare e gestire meglio le attività nel tuo ambiente di lavoro. È integrato direttamente in Office 365 e puoi ottenere tutto ciò di cui hai bisogno per gestire il tuo team senza preoccuparti di passare da un servizio all’altro o da un’app all’altra. Pensi che utilizzerai Planner nella tua azienda? Fateci sapere nei commenti qui sotto.
